10人を超えると起きること

なぜ10人前後で変わるのか

一人が全員と毎日話すことができなくなるからです。5〜6人のときは誰が何をしているか自然にわかりますが、10人を超えると同じ情報を2〜3回伝え直す必要があり、その過程で漏れる人が出てきます。

すると情報が人に紐づきます。 「それは○○さんに聞いて」が増え、その人が不在になると仕事が止まります。このタイミングで仕組みを作らないと、人を増やしてもスピードが上がりません。

実際に起きること

• 誰が承認するのかがあいまいです。 年休でも経費でも「社長に伝えておきました」で終わり、後から誰がいつ承認したのかを確認できません。
• 同じ決定を二度します。 先月決めたことを覚えている人がその場にいないので、また議論します。
• 新しく来た人が2か月さまよいます。 ドキュメントではなく、人に聞かないとわからないことが多いからです。

最初に決める3つのこと

1. 01役割を書き出します役職ではなく、**何を決める人なのか**を書きます。「キム○○ — プロジェクトのスケジュールと人員配置を決める」のように一行で十分です。組織図よりこちらが先です。
2. 02承認ルートを決めます年休・経費・契約のように承認が必要なことごとに、**誰が承認するのか**をひとつずつ決めます。金額の区分で分ければ、代表に集中するのを防げます。
3. 03記録場所をひとつにまとめます決定と承認が**どこに残るのか**を決めます。メッセンジャーの会話は2日後には見つけられないので、記録場所としては使いません。
4. 04一度にすべて作りません規程集を書こうとすると、始めることすらできません。今いちばんよく詰まっていることひとつから決め、それが回り始めたら次を積み上げます。

よくつまずくポイント

• 仕組みを作ると遅くなると心配します。 遅くなるのは承認の段階が多いときで、承認者が決まっていない状態のほうが遅いのです。誰に聞けばいいかを探す時間のほうが、承認そのものより長くかかります。
• 代表がすべての承認に関わります。 最初は自然ですが、すぐに代表がボトルネックになります。金額や種類で区分を分けて委任するほうがよいでしょう。
• 規程だけ作って記録を残しません。 決めておいても実際はメッセンジャーで処理していれば、ないのと同じです。記録が残る経路で行うことが、規程の半分です。

プロジェクトと同じアカウントにあってこそ意味があります

上の3つはドキュメントでも決められます。ツールが必要になるのは、決めたことが守られているかを確認しなければならないときです — 誰がいつ承認したのか、今月何件が滞っているのかを人が数えているなら、そのときです。

Sprintingoは、会社 → チーム → 社員の階層と役職、画面単位の権限を管理者コンソールで扱います。年休と購買申請は申請時に承認者を指定し、誰がいつ承認したかが一件ごとに残ります。年休の調整は取り消しても削除されず反対符号で残るので、何があったかがそのまま見えます。年休・プロジェクトのスケジュール・面談が、統合カレンダー1枚にまとめて表示されます。

そしてこの人事データがプロジェクト・売上と同じアカウントにあるので、「今週誰に余力があるか」を探し回る必要がありません。

よくある質問

何人から管理体制が必要ですか？

人数よりもサインを見るほうがよいでしょう。「それは○○さんに聞いて」が増えたり、先月決めたことをまた議論していたりするなら、そのときです。たいてい10人前後で現れますが、業務の種類によって異なります。

規程を先にすべて作らないといけませんか？

いいえ。規程集を書こうとすると始められません。今いちばんよく詰まっていることひとつ（たいていは承認ルート）から決め、それが回り始めたら次を積み上げるほうが早いです。

人事情報は誰でも見られては困るのですが？

権限を画面単位で分けます。閲覧・作成・編集・削除を個別にオンにするので、組織図は全社員に公開し、年俸と売上はCレベルにのみ公開できます。管理者コンソールには、誰が何を変更したかの監査ログが残ります。